Overser vi kraften av en tilbakemelding? Er tilbakemeldinger byggende eller brytende?
Tilbakemeldinger kan oppleves både oppbyggende og nedbrytende.
Måten vi gir og mottar tilbakemeldinger på, har stor betydning for hvordan vi har det og hvordan vi føler oss. Det kan også ha en innvirkning på hvordan den enkelte engasjerer seg i teamet.
Arbeidslivet blir stadig mer teamorientert. I team er det en gjensidig avhengighet mellom teamets medlemmer for måloppnåelse. Det er vesentlig at vi legger til rette for en sunn tilbakemeldingskultur. Hensikten er fremme et støttende og produktivt arbeidsmiljø som bidrar til personlig og profesjonell vekst både for teamet samlet for menneskene som er en del av teamet.
Om tilbakemeldingen oppleves byggende eller brytende handler både om hvordan den gis og hvordan den mottas.
Å gi konstruktive tilbakemeldinger
En god tilbakemelding har flere kjennetegn som bidrar til å skape en konstruktiv og positiv kommunikasjon.
Konstruktiv kommunikasjon
Her er noen punkter å tenke på når du skal gi tilbakemeldinger:
konstruktiv: en god tilbakemelding er konstruktiv og hjelpsom. Den fokuserer på hvordan man kan forbedre noe eller endre noe
spesifikk: tilbakemeldingen bør være så konkret som mulig. Spesifisering hjelper mottaker å forstå nøyaktig hva som fungerte bra eller dårlig, og hva de kan gjøre annerledes
objektiv: tilbakemelding bør være objektiv og baseres på fakta og observasjoner. Unngå å la personlige følelser eller subjektive vurderinger dominere
balansert: en balansert tilbakemelding tar hensyn til mottakers styrker og utviklingsområder, noe som gir en mer helhetlig og realistisk vurdering
kommuniserende: tilbakemeldingen bør være en toveis kommunikasjon. Gi mottaker mulighet til å uttrykke sine tanker, spørsmål eller bekymringer om tilbakemeldingen
Å motta tilbakemeldinger på en konstruktiv måte
Undersøkelser viser også at vi med fordel kan øve oss på å bli bedre på å motta tilbakemeldinger. Det er en kunst å kunne motta tilbakemeldinger på en slik måte at de kan hjelpe deg i stedet for å bryte deg ned. «Du må ikke ta dette som kritikk» …. Det kan være lettere sagt enn gjort. Mange av oss har lett for å ta tilbakemeldinger som kritikk.
Legg tilrette for å gi tilbakemeldinger på tvers i teamet
Her følger noe tips til hva som kan bidra til at tilbakemeldinger mottas på en mer konstruktiv måte:
vær åpen og lyttende: lytt uten å forsvare eller avbryte. Gi den som gir deg tilbakemeldingen din fulle oppmerksomhet og vis at du tar det på alvor.
hold følelsene i «sjakk»: selv om tilbakemeldingen kan være utfordrende å høre, forsøk å holde følelser under kontroll. Blir man defensiv og sint, kan dette hindre deg i å forstå fullt og helt hva som blir sagt
still avklarende spørsmål: still kontrollerende spørsmål. «På bakgrunn av det du sier nå forstår jeg det som …… har jeg forstått det riktig?»? Dette viser at du er interessert i å forstå, og det hjelper deg i å få en større klarhet i hva avsender mener
unngå umiddelbare reaksjoner: hvis tilbakemeldingen er overraskende eller følelsesmessig ladet, kan det være lurt at du gir deg selv litt tid å reflektere. Dette hjelper deg å gi en mer balansert respons.
vis takknemlighet og fokuser på vekst: vis at du setter pris på tilbakemeldingen og se på den som en mulighet for vekst. Reflekter over hvordan du kan dra nytte av denne i fremtidige relasjoner eller fremtidig arbeidssituasjoner.
Hvem skal gi tilbakemeldingene og hvor ofte?
Undersøkelser viser at konstruktive tilbakemeldinger bidrar til utvikling dersom de gis ofte nok og til riktig tid. Det er lite hensiktsmessig å kun gi tilbakemeldinger i den årlige medarbeidersamtalen. Dersom det oppleves at tilbakemeldinger kommer for sjeldent har det liten eller ingen effekt.
Frekvens
Det er ingen fasit på hvor ofte man skal gi tilbakemeldinger. I et team kan dette være en del av spillereglene man blir enige om når teamet etableres. Bli enige i teamet om hvor ofte man setter av tid til gjensidig tilbakemeldinger og evaluering av teamsamarbeidet (for eksempel ukentlig, hver annen uke eller månedlig).
Hvem gir tilbakemelding
Legg til rette for at tilbakemeldinger kan gå på tvers i teamet, ikke bare mellom leder og medarbeider. På den måten kan tilbakemelding blir en naturlig del av arbeidsprosessen i teamet ditt.
Tren
Jo mer vi trener og praktiserer på å gi og motta tilbakemeldinger, jo mer komfortable blir vi. Med en god tilbakemeldingskultur kan teamet og teamets medlemmer utvikles både faglig og personlig. Bruk gjerne en fasilitator når dere trener.